Toplu Veri Aktarımı

– Minimum CRM’e veri aktarımı yaparken, Microsoft Excel dokümanınızın (.xlsx) uzantısı ile kaydedilmiş olduğuna dikkat edin. 

– Gerekli tüm bilgileri ilgili satırlara girin, böylece yeni aktarımlarda tüm kayıtlarla ilgili bilgiler sütunda karşılık gelen alan ismiyle eşleşerek sistemde yerini alacaktır. Bunun için Minimum CRM veri aktarımı arayüzünde toplu veri aktarımı yapacağınız dosyanın sütun başlıklarıyla, modül başlıklarını eşleştirmeniz gereklidir.

– Sonrasında arayüz üzerinde “Yeni Kayıt Olarak Ekle” tercihini seçin.

– Ardından kolayca aktarımlarınızı gerçekleştirebilirsiniz.

Not: Aktarım dosyanızı oluştururken ilk etapta modül içinde toplu veri çıkartma işlemi gerçekleştirerek yerel diskinize inen CSV uzantılı dosyayı açıp, .xlsx uzantılı olarak farklı kaydetmek suretiyle hazır bir şablona ulaşabilirsiniz. Eğer aradığınız alan adı şablonda yer almıyorsa kendiniz dosyaya sütun olarak ekleyebilirsiniz.

CRM sisteminde toplu veri yönetimi

Toplu aktarımda kişileri firmalara tanımlama

Toplu olarak içeri aktaracağınız veya güncelleme yapacağınız kişi kayıtlarını, firmalara tanımlayarak atamalarınızı kolaylaştırabilirsiniz. Böylece tek seferde hem firmaları aktarmış hem de bağlantılı kişileri ilgili firmaya tanımlamış olursunuz. Tek tek kişileri firmalara tanımlamak zorunda kalarak zaman kaybetmezsiniz.

Bunun için öncelikle mevcut firmalarınızı firmalar modülünde dışarı aktarmanız gerekmektedir. İndirilen dosyada firmaların CRM sistemi kimlik numaralarının (ID) yer aldığı sütundaki verileri, içeri aktarım yapacağınız kişiler dosyasındaki ilgili firma sütununa eşleştirmeniz gerekmektedir.

Yani A kişisini B firmasına eşleştirmek istiyorsanız, öncelikle indirdiğiniz firmalar dosyasında bulunan B firmasının IDsini, içeri aktarım yapacağınız kişiler dosyasındaki A kişisinin bulunduğu satırda yer alan ilgili firma alanına eklemeniz gerekmektedir. Bu mantıkla B firmasına tanımlamak istediğiniz tüm kişilerin ilgili firma alanlarına B firmasının IDlerini yazarak işlemi gerçekleştirebilirsiniz. Çok fazla sayıda kaydın olduğu dosyalar için MS Excel’in DÜŞEYARA (VLOOKUP) fonksiyonunun kullanılmasını öneririz.

Toplu Veri Güncelleme

Modül kartınıza yeni bir özel alan tanımladığınızda ilgili bilgileri her kayıt için tek seferde eklemek istediğinizde ya da ürün fiyatı gibi çok sık değişkenlik gösterebilen ve her kayıt için farklılık gösteren alanları bir hamlede güncellemek istediğinizde Minimum CRM’in toplu veri güncelleme özelliğini kullanabilirsiniz.

– Minimum CRM mevcut kayıtları güncellemek için CRM sistemi kimlik numaralarını (ID) kullanmaktadır. Mevcut kayıtlarınızın idlerine ulaşmak ve gerekli değişiklikleri yapmak için ilk olarak ilgili modüldeki verileri toplu olarak yerel diskinize çıkartın.

– İnen CSV uzantılı dosyayı farklı kaydet ile .xlsx uzantısıyla kaydedin. Eğer aradığınız alan adı şablonda yer almıyorsa kendiniz dosyaya sütun olarak ekleyebilirsiniz.

– Gerekli tüm bilgileri ilgili satırlara girin, böylece yeni aktarımlarda tüm kayıtlarla ilgili bilgiler sütunda karşılık gelen alan ismiyle eşleşerek CRM sisteminde güncellenecektir. Bunu sağlamak için Minimum CRM aktarım arayüzünde “Mevcut Kayıtları Güncelle” tercihini seçiniz, eğer listenizde yeni eklenecek kayıtlar da varsa “Hepsi” tercihini seçebilirsiniz.

Ardından kolayca aktarımlarınızı gerçekleştirebilirsiniz.

CRM Sisteminde Toplu Veri Aktarımında Önemli kurallar:

Excel ile aktarımda, excel dosyasındaki girişlerde aşağıdaki kurallara dikkat edilmelidir.

-Tarih tabanlı alanlarda Gün/Ay/Yıl (örn: 21/05/2020) formatının kullanılması gerekmektedir.

CRM sistemi excel dosya örneği 1

-Para ve sayı tabanlı alanlarda ondalıklı değer girişleri olacaksa, ondalıklar ayrılırken nokta (.) kullanılmalıdır.

CRM sistemi için excel dosyanın aktarıma hazırlanması.

-Sayı veya telefon tabanlı yapacağınız girişlerde (telefon, kimlik no, ürün kodu, bayi no, vb) eğer söz konusu numara sıfır ile başlıyorsa, excelden CRM’e aktarırken mutlaka hücreyi metin olarak biçimlendirin. Böylece numaranınız baştaki sıfır değerleri ile aktarılacaktır.

-Tekli seçim tabanlı alanlarda köşeli parantez ile seçeneklerin sıra değerlerinin yazılması gereklidir. Örneğin; bir tekli seçim alanında firmanın bulunduğu sektör belirtilecektir. Seçeneklerin aşağıdaki gibi olduğunu ele alalım:

*Matbaacılık

*Ambalaj baskı

*Plastik enjeksiyon

Eğer excel dosyasında ilgili satırdaki firmayı matbaacılık sektöründe olarak eklenmek isteniyorsa [0], ambalaj baskı olarak eklenmek isteniyorsa [1] veya plastik enjeksiyon olarak eklenmek isteniyorsa [2] olarak ilgili hücreye giriş yapılmalıdır.

CRM sisteminde tek seçim tabanlı özel alanın kullanımı.

-Çoklu seçim tabanlı alanlar için birden fazla seçeneği yine köşeli parantez içinde virgül ile karşılık gelen sıra değeri yazılarak giriş yapılabilir. Örneğin bir ürünün özelliklerinin girileceği bir senaryoyu ele alalım. Seçenekler aşağıdaki gibi olsun:

*Dış ortama dayanıklı

*Suya dayanıklı

*Isı değişimine dayanıklı

*Geri dönüştürülebilir

*Kolay montajlanabilir

Eğer excel dosyasında ilgili satırdaki ürünün dış ortama dayanıklı, suya dayanıklı ve kolay montajlanabilir özelliklerinin olduğunu belirtilmek isteniyorsa, bu özelliklere karşılık gelen değerleri şu şekilde ilgili hücreye giriş yapılmalıdır. [0, 1, 4]

CRM sisteminde çoklu seçim tabanlı özel alanın kullanımı.

-Kişi ve firma tabanlı alanların güncellenmesinde Minimum CRM sistemi kimlik numaralarını (ID) esas almaktadır. Eğer bir kayda kişi veya firma tabanlı özel alan tanımlanacaksa, tanımlanacak kişi veya firmanın ID’si CRM sistemine aktarımda kullanılacak excel dosyanın ilgili hücresine girilmelidir.

Örnek olarak şöyle bir senaryoyu ele alalım. Firmalar modülüne kişi tabanlı bir özel tanımlı alan girerek, firmalarda karar verici rolünü kimin üstlendiğini belirtmek istiyorsunuz. CRM sistemine aktarılacak Excel dosyada değişikliği yapmak istediğiniz firma satırlarında karşılık gelen karar verici hücrelerine ilgili kişilerin ID’lerini girmeniz gerecektir. Örnek olarak A firmasında karar verici konumundaki şahış Ali Demir ise A firmasının satırına Ali Demir’e ait CRM sistemi kimlik numarası (ID) yazılmalıdır.

Ali Demir’in (kişi kayıtlarının) CRM sistemi kimlik numaralarını elde etmek için kişiler modülündeki kayıtları dışarı aktarıp Ali Demir satırına denk gelen ID hücresinin içeriğini içeriye aktaracağınız dosyadaki hücreye girmeniz yeterlidir. Bu işlem için excel’in düşeyara formülünü de kullanabilirsiniz.

CRM sisteminde kullanıcı tabanlı özel alanın kullanımı.

-Bir kişi kaydı sadece bir firma kaydı ile ilişkili olabilir. Excelden CRM’e yapacağınız aktarım dosyasında bu ayrıntıya dikkat ediniz.

-Kullanıcı tabanlı alanların aktarımında ise kullanıcılara ait Minimum CRM sistemi kimlik numaraları (ID) ilgili hücrelere girilmelidir. Bunun Ayarlar modülünde Kullanıcı Yönetimi kısmında Kullanıcı Listesini İndir butonuyla CRM sistemine tanımlı kullanıcıların listesini indirip excel dosyasında karşılık gelen kullanıcının ID’sini ilgili hücreye girmeniz yeterlidir.

CRM sisteminde kullanıcı yönetimi alanı.
 
Örnek olarak belirli firmaların sahibini bundan sonra Melis Yılmaz adlı kullanıcıya vermek istiyorsunuz bu durumda ilk olarak Firmalar modülünden firmalarınızın listesini indirmeniz gerekmektedir. Ardından Ayarlar modülünde, Kullanıcı Yönetimi kısmında Kullanıcı Listesini İndir butonuyla kullanıcı listenizi indirmelisiniz. Melis Yılmaz’a ait satırdaki ID hücresindeki içeriği, firmalar listesinde söz konusu firmaların ‘Sahibi’ alanına yerleştirdikten sonra aktarımı yaparak firmaların sahipliğini Melis Yılmaz’a verebilirsiniz.

CRM sisteminde kullanıcı tabanlı özel alanın kullanımı için dosya hazırlığı.

-ID hücrelerini girerken parantez içerisindeki alfanümerik değerin önünde yer alan kısmı da eklemizde sorun yoktur.

CRM sisteminde kullanıcı excel çıktısı.

-Tüm aktarımlarda ilgili modülün arayüzünde zorunlu olarak belirtilen alanların sütun başlığı eşleştiricide eşleştirilmesi gereklidir.

-Minimum CRM programında firmalar modülüne aktarılacak kayıtlarda Firmat Tipi ve Durumu sütunlarına denk gelen hücreler mutlaka dolu olmalıdır ve sadece aşağıdaki ifadeleri içermelilerdir. Aksi durumda aktarım hatalı olacaktır.

Firma Tipi sütunun altında ilgili kayıtlarda sadece aşağıdaki iki değerden biri olmalıdır.

Müşteri

Müşteri Adayı

Durumu sütunun altında ilgili kayıtlarda sadece aşağıdaki iki değerden biri olmalıdır.

Aktif

Pasif

CRM sisteminde zorunlu özel alanlar.
 
-Ürünler modülüne aktarılacak kayıtlarda Durumu sütunlarına denk gelen hücreler mutlaka dolu olmalıdır ve sadece aşağıdaki ifadeleri içermelidir. Aksi durumda aktarım hatalı olacaktır.

Durumu sütunun altında ilgili kayıtlarda sadece aşağıdaki iki değerden biri olmalıdır.

Aktif

Pasif

CRM sisteminde ürün aktarımında dikkat edilmesi gerekenler.

Minimum CRM Maksimum DeneyimSiz de Minimum CRM ile maksimum deneyime adım atın

Ücretsiz Denemeyi Başlat Demo Talebi