Ay: Ocak 2021
Excel müşteri takip programı çalışmalarının görünmeyen tehlikeleri
İş dünyasına yeni adım atmaya hazırlanan girişimciler, işletme maliyetlerini daha en baştan düşük tutmaya odaklıdır. Mümkün olan her harcamadan kısmaya çalışarak riskini düşürmeye çalışır.
İşletmeniz büyüdükçe ölçülebilir verilere ihtiyaç duyarsınız
Excel tabloları, birçok konuda olduğu gibi müşteri takiplerinde de yıllardır kullanılır. Ekonomik bir çözüm olan Excel müşteri takip programı, veya diğer bir tabirle Excel CRM kullanıldığı süre içinde çok ciddi kayıplara da yol açar.
Küçük ölçekli firmalar, mevcut müşteri sayısına aldanarak geniş fonksiyonlu yazılımların gereksiz olduğunu düşünür fakat stabil programların dezavantajlarını düşünmez.
Müşteri sayısı arttıkça işletme de büyür ve işletme büyüdükçe ölçülebilir verilere ihtiyaç duyulur. Ofis içinde ve dışında çalışan personelin koordinasyonunu zorlaştıran Excel müşteri takip programının görünmeyen tehlikeleri nedeniyle, bütünsel şekilde çalışan CRM yazılımlarını tercih etme zamanınız gelmiş olabilir.
İyi geliştirilmiş CRM yazılımı ile işletmeniz için önemli olan tüm verileri tek bir program içinde saklayabilir, satış etkinliklerini ve personel çalışmalarını takip edebilir, raporları analiz edebilirsiniz. Excel müşteri takip programında yaşayacağınız tehlikeler ve CRM programının sağlayacağı avantajlar şöyle sıralanabilir:
1. Zaman Yönetimi
Excel müşteri takip programı kullanırken sistem üzerinden müşteri verilerinin sisteme yüklenmesi sabır ve dikkat gerektiren bir iştir. Elde edilen verilerin istatistiklere dönüştürülmesi için yazılım hakkında geniş bilgi sahibi olan personelle çalışmak gerekir. Grafik, filtre, hesaplama oluşturarak raporlar hazırlamak için uzun mesailer harcanır. Farklı analizler için her raporun yeniden düzenlenmesi büyük zaman kaybıdır.
2. Excel Müşteri Takip Programı ile Manuel İşlemler
Excel müşteri takip programı çeşitli kategoriler oluşturmak için birden fazla sekme ya da tablolarla çalışılır. Karışıklığa sebep olan bu durum tek başına bile büyük bir sorunken, diğer personele aktarılma esnasında veri kayıpları meydana gelir.
Saha çalışmasından gelen ekibin veya satış departmanının elde ettiği yeni müşteri verileri dijital ortama yüklenirken yine veri kayıpları meydana gelir. Excel her ne kadar kendi özelinde başarılı bir yazılım olsa da, müşteri ilişkilerini sorunsuz ve kesintisiz şekilde yönetmek için geniş yeteneğe sahip değildir.
3. Konsolidasyon Sorunları
Klasik bir Excel müşteri takip programında sahadan elde edilen yeni verilerin girilmesi ve ortak data üzerinde birleştirme süreci büyük bir kaostur. Eşleştirme, kategorize etme, fırsatlar, potansiyel müşteriler veya satışlar gibi ayrı ayrı bilgilerin konsolide edilmesi zordur. Tüm işlemleri otomatik şekilde yapan gelişmiş CRM yazılımlarıyla verileri pratik ve hızlı şekilde yönetme şansınız vardır.
4. Eş Zamanlı Kullanım Problemi
Excel müşteri takip dosyası üzerinde veri yönetme çabası, takım çalışması gerektiren işlerde ekiplerin eş zamanlı işbirliği yeteneğini sınırlar.
Excel’ın piyasada mevcut olan sürümleri birbirinden farklı zamanlarda geliştirilmiş varyasyonlardır. Her varyasyon her kullanıcının bilgisayarında aktif olarak kullanılamaz. Paylaştığınız dosyalar açılsa bile aynı tablo üzerinde farklı kullanıcılar tarafından düzenleme ya da güncelleme yapılması mümkün değildir. Microsoft’un online tabanlı uygulamaları üzerinde çalışılsa da kısıtlı özellikler sunulduğu için yükleme, yazma veya biçimlendirme gibi temel konularda dahi sorunlar yaşanır.
CRM programlarında yetki verilen herkes aynı dosya üzerine eş zamanlı veri girişi yapabilir ve anlık senkronizasyonla güncellenen verilerin ekipteki diğer çalışanlar tarafından görmesi sağlanabilir.
5. Potansiyel Satışları Kaçırmak
Excel müşteri takip programı dosyaları sayısız veri kaydetme niteliğine sahiptir ancak bu verilerin organize edilmesi söz konusu olduğunda yetersiz kalır.
Belirli kriterlere sahip olan müşterilere özel satış kampanyası düzenlemek isterseniz, Excel CRM ile saatlerce uğraşmanız gerekebilir. Hangi müşteriyle ne zaman görüşüldüğünü, kimin görüştüğünü, nasıl bir teklif sunulduğunu, ne zaman aranmaları gerektiğini tek tek not etmeli, hatta ajandaya hatırlatma eklemek durumundasınız.
Büyüyen işletmenize değer katmak ve çoğalan müşterilerinizle ilişkinizi yönetmek için tüm veri takibini titizlikle yürütmenin en uygun yolu online CRM uygulamalarından destek almaktır.
6. Gerçek Zamanlı Anlık Güncelleme
Excel dosyalarına veriler yüklemek ve saklamak, müşterilerinizle ilgili bilgi aktarmaya yeterli değildir. Portföyünüz hakkında detaylı analiz yapmak istediğiniz zaman bu verileri belirli kriterlere göre filtre etmeniz de mümkün değildir. Günler sürecek ince çalışmalardan sonra bile verimli bir sonuç almak neredeyse imkansızdır.
Düşük maliyetlerle hazır bir CRM programı kullanırsanız, mevcut müşterilerle potansiyel müşteriler özelinde yürütülen satış faaliyetlerini hızlı ve kolay şekilde izleyebilirsiniz. 7/24 aktif olan internet ortamında hangi zamanda hangi müşteriden talep veya onay geleceğini tahmin etmek zordur.
Müşteri isteklerine anında dönüş yapabilmek, siparişlerin hızlıca hazırlanması için ilgili ekibe yönlendirmek ve sonuçları takip etmek için mobil uyumlu CRM sistemlerine geçiş yapmanız tavsiye edilir. Mobil uyumlu yazılımlarla istediğiniz her yerden her zaman veritabanına erişebilir, istediğiniz bilgileri güncelleyebilir, doğru zamanda doğru hamle için en uygun stratejiyi belirleyebilirsiniz.
7. Özelleştirme & Kişiselleştirme
Kullanıcı ihtiyaçlarına göre tam donanımlı olarak tasarlanan Minimum CRM yazılımı, müşteri formları üzerinde yeni alanların açılabildiği, yetki görevine göre özelleştirilen ve alışkanlıklara göre kişiselleştirilen dinamik bir yapıdadır. Kullanıcılara dost bir arayüz sunarken müşterilere de belirli kriterler özelinde teklif sunulmasını kolaylaştırır.
Her sektörün kendi çalışma disiplinine göre uyarlanabilen Minimum CRM, merkezi yönetim odaklı, çoklu paylaşıma müsait yüksek güvenlikle korunan bir sisteme sahiptir.
8. Veri Yedekleme
Excel müşteri takip programı üzerinde çalışırken manuel olarak kayıt ve yedekleme yapmak durumundasınızdır. Çevrimiçi bir portal üzerinden bağlanıyorsanız, sistem periyodik aralıklarla rutin kayıtlar yapar fakat yedek almaz.
Excel içindeki tablo ve sekmelerin yedeklerini almak tamamen kişinin inisiyatifine bağlıdır. Herhangi bir sorun yaşadığınızda geri döndürülmesi mümkün olmayan büyük kayıpların yaşanması çok olasıdır. Bu riski göze almak istemeyen tüm işletmeler, mutlaka profesyoneller için hazırlanmış olan çok fonksiyonlu CRM programlarına geçiş yapmalıdır.
Excel müşteri takip programının aksine CRM uygulamalarına işlenen her veri otomatik olarak yedeklenir. Günlük olarak yedeklenen veriler istenildiği zaman geriye dönük olarak çağrılabilir. Dijital çağın en güvenli teknolojisi olan bulut tabanlı sistemlerde dağınık şekilde depolanıp, tekrar birleştirilebilir nitelikte şifreli olarak saklanır.
9. Teknik Destek
Excel tablosu oluşturmak, sekmeler arasında çalışmak, hesaplamalar yapmak, rapor almak ve verilerin takibini gerçekleştirmek özel bir eğitim gerektirir. Kullanıcı sertifikası olan her personel Excel’in tüm fonksiyonlarına tamamen hakim olmayabilir. Ayrıca bu departmanda sorumlu olan herkesin ortak bir standarta uyması için ek eğitimler ve donanımlar gerekebilir.
Minimum CRM tam donanımlı ekibiyle her zaman yanınızda olmayı vaad eder. Yazılıma sahip olduğunuz andan itibaren gerekli tüm eğitimler Minimum CRM uzmanları tarafından verilir. Yazılımın genel özellikleri, kişiselleştirme, raporlama, grafiksel analizlere ulaşma, kirter filtreleme, rapor alma, dosya aktarımı gibi tüm konularda tam destektir.
Farklı iletişim kanallarından ulaşarak sistem hakkında ön bilgi alabilir, eğitimlerinize aynı kanallar veya farklı sistemler üzerinden devam edebilirsiniz. İsterseniz tüm şirket personeli için yerinizde eğitim uygulaması da yapan Minimum CRM müşteri ilişkileri ekibi, operasyon ve satış stratejisi oluşturma konusunda da yardımcı olacak yönlendirmeler yapar.
Mobil CRM sistemlerinin sağladığı 4 büyük avantaj ile hemen tanışın.
Şirketlerdeki müşteri yönetimi operasyonlarının başarısı, kurum içinde çalışan personelle sahada çalışan personel arasındaki iletişimle çok ilgilidir.Son dönemde ciddi sayıda personelin uzaktan çalışma sistemine geçmesiyle birlikte şirket içi (On-Premise) iletişim ve müşteri koordinasyonunda aksamaların yaşandığı görülebilir. Kusursuz bir yönetim için, kesintisiz bir teknoloji kullanmak birçok problemin çözülmesinde etkilidir.
Farklı cihazlarla uyumlu çalışan mobil CRM sistemleri, tüm personel birbirinden uzak lokasyonlarda görev yapsalar da eş zamanlı olarak müşteri takibi yapabilmelerine izin verir. CRM işlemlerinde bulut tabanlı sistemlerin kullanılması, beraberinde 4 büyük avantajı da getirir. Mobil CRM kullanımındaki avantajlar şöyle sıralanabilir:
1. Mobil CRM ile Daha Fazla Satış Potansiyeli
Çoklu satış stratejileri oluşturup her projeye ayrı ayrı hakim olmanızı sağlayan online CRM sistemleriyle kesintisiz faaliyet sürdürebilirsiniz. İşlerin sorunsuz yürüdüğünü deneyimleyen müşteriler sadakat programına dahil olur.
Donanımlı bir CRM programı kullanarak satış süreçlerinin hangi aşamalarda olduğunu, tekliflerin durumunu, kimlerin görevli olduğunu, performansları tek bir panelde görebilirsiniz. Başarı durumuna göre sürece yön verebilir, strateji oluşturabilir, hedefler koyarak bölgesel ya da bireysel satışların potansiyelini yükseltebilirsiniz. Kontrolün tek bir program üzerinden yürütülmesi, operasyon sürecindeki eksileri ve artıları daha net görmenizi sağlar.
2. Anlık Veri Güncellemesi
Aktif şekilde faaliyet gösteren şirketlerin bulut CRM sistemi kullanmasındaki en büyük avantaj, verilerin anlık olarak güncellenmesidir. Yetkili tüm personel, istediği anda veri girişi yapabilir ve diğer personelin güncel bilgileri anında görmesini sağlayabilir.Takım halinde çalışan kişilerin seyahat halindeyken bile güncellenen verilere göre hareket etmesini kolaylaştıran ve saha projelerinin doğru yönlendirilmesini sağlayan mobil CRM sistemleri hızlı ve güvenlidir.
Veriler şifreli kodlarla korunurken, sadece yetkisi olan kişilerin erişmesi kolaydır. Yetkisi olmayan kişilerin verileri izlemesi, değiştirmesi, kopyalaması veya dağıtması mümkün değildir. Günlük olarak tüm veriler tek tuşla yerel diske kaydedilebilir. Yine tek tuşla istediğiniz tarihteki yedek versiyona dönüş yapılabilir. Tüm dosyaların paylaşımını kolaylaştıran mobil CRM ile hızlı şekilde veri aktarımı mümkündür.
3. Yüksek Verimlilik
Yüzlerce müşteriyi çeşitli kategorilere ayırmak, farklı bilgileri birleştirmek ve müşteri özelinde meydana gelen gelişmeleri takip etmek meşakkatlidir. Sadece bu iş bile ciddi bir zaman ve efor kaybına yol açar.
Minimum CRM gibi bulut tabanlı çalışan mobil uyumlu sistemler, 7/24 her yerden ulaşılabilir olması ve anlık güncelleme yeteneğiyle verimliliği arttırır. Mobil CRM sayesinde müşteriden gelen e-postalar, teklifler, sunum notları, pazarlık kriterleri, hangi konuyla kimin ilgilendiği gibi bilgiler geldiği anda sisteme girilebilir ve tüm çalışma grubuna iletilebilir.
Fırsatların ya da faaliyetlerin grafiksel bir tabloda analiz edilebilmesi ve farklı kırılımlarla çeşitlendirilmesi, operasyon sürecindeki kritik noktaları görmenizi sağlar. Çeşitli kriterlere göre çoklu filtreler kullanabilir, elde ettiğiniz verilerin raporlarıyla günlük ya da ileriye dönük satış kararları alabilirsiniz.
4. Müşteri Memnuniyetinde Artış
Tüm platformlarda en yüksek kullanıcı deneyimini sunan Minimum CRM, müşteri memnuniyetinde de olumlu artışı vadeder. İnternet bağlantısı sağlayabileceğiniz her noktadan sisteme erişebilir, takım arkadaşlarınızla birlikte işinizi kolayca yönetebilirsiniz.Online CRM yazılımı kullanmak, müşteri ilişkileri yönetiminde bir adım önde olmayı sağlar. Müşterilerin istek ve taleplerine anında dönülmesi, güncellenen verilerin tüm yetkililerle anlık olarak iletilmesi, sipariş takipleri, farklı formatlardaki dosyaların paylaşımları gibi çok fonksiyonlu bir yazılımla hiçbir detayı kaçırmadan başarılı operasyonlar yürütebilirsiniz.
Satışla ilgili metrikleri gerçekleşen ve potansiyel olarak ayırabilir, randevuları izleyebilir, ilgili alanlara yetkili kişileri atayabilir, müşteriler özelinde farklı fırsatlar hazırlayabilirsiniz. Firmaların faaliyet alanına göre kategoriler oluşturabilir, bu alanlara özel kampanyalar yürüterek nokta atışlı satış stratejileri oluşturabilirsiniz.
‘Maksimum deneyim’ mottosuyla yola çıkan Minimum CRM, az eforla çok fazla işin seri şekilde yapılabilmesine odaklıdır. Tek bir ekranda ihtiyaç duyduğunuz tüm form alanlarını yönetmek, kişiselleştirmek ve özelleştirmek mümkündür.
CRM emlak sektörünü yeniden tanımlıyor; emlak yönetimi hızla dijitalleşirken firmanız bu değişime gerçekten hazır mı?
Bugün ve gelecekte sektöre hakim olmak isteyen firmalar, sağlıklı şekilde veri toplama, işleme, yönetme, analiz etme ve koruma gibi konularda etkili çözümlere yönelerek CRM teknolojilerinden destek almak durumundadır.
Ürün portföyü geniş olan gayrimenkul sektörü çalışanları, müşterileriyle her zaman etkileşimde bulunmak durumundadır. Ürün yelpazesi geniş olduğu için hangi kişiyle veya firmayla hangi ürünler hakkında görüşüldüğünü not etmek, zamanla içinden çıkılmaz bir hal alabilir.
Emlak piyasası çok hızlı dinamiklere sahip olduğu için bilgilerin sürekli güncellenmesi personel için angaryaya döner. Aynı anda hem güncelleme yapmak hem işi takip etmek zorlaşır. Nitelikli iş gücünü bilgisayar başına mahkum etmek yerine mobil teknolojilerle uyumlu emlak CRM programı kullanabilir, personelin saha çalışmasını çok daha verimli kılan stratejiler oluşturabilirsiniz.
CRM Programının Sektörel Optimizasyonu
Sabit panelli CRM emlak programları, iş akış disiplinlerine göre uyarlanamaz. Birçok sektör için sadece kişilerin kaydının tutulduğu veya ön muhasebe bilgilerinin yer aldığı yazılımlar yetersiz kalır. Emlak yönetimi çok sayıda veri üzerinde kontrol yeteneği olan programlara ihtiyaç duyar.
Minimum CRM emlak dahil farklı sektörlerin taleplerini karşılayabilmek için modüler bir panele sahiptir. Hem ürünlere hem de müşterilere hakim olmanızı sağlar. Kurum içinde her departmanın görev alanına ve personelin ihtiyaçlarına göre düzenlenebilir. Modüller, kendi ekranlarına özel alanların tanımlanmasıyla kullanıcıların kişisel tercihlerine göre özelleştirilebilir.
Gayrimenkul CRM Emlak Programının Avantajları
Emlak konusunda faaliyet gösteren tüm işletmeler, ya kendi oluşturdukları web sistemlerine ya da çoklu satıcılardan oluşan çevrimiçi platformlara taşınarak dijital evrim geçirmektedir. Çok sayıda şubesi olan emlak yönetim firmalarının daha detaylı veri analizlerine ihtiyaç duyduğu da ortadadır.
Dijital iletişim kanalları çoğaldıkça etkileşimin hızı da artarak ürün ve müşteri portföyünün yönetimini karmaşık bir hale getirmiştir. Gayrimenkul profesyonellerine sektörel bir çözüm olarak önerilen Minimum CRM emlak piyasası için kurtarıcı niteliktedir.
Müşteri tarafında
Mevcut müşterilerin isim, adres, telefon, e-posta gibi tüm iletişim bilgileri listelenebilir.
Potansiyel müşteriler için ayrı bir kategori açılabilir, yazışma trafiği yönetilebilir, düzenli şekilde hatırlatıcı ya da kampanya e-postaları gönderilebilir.
Hangi müşterinin hangi ürünle ilgilendiği, hangi tekliflerin sunulduğu, açıklama notları tutulabilir.
Müşteriler, gayrimenkul CRM dahilinde ilgilendikleri konulara göre etiketlenebilir.
Genel olarak
CRM emlak programı ürün ve müşteri tarafında olduğu kadar kurum içi faaliyetleri de organize edebilmeli, departmanlar arası iletişimi hızlandırmalı, iş gücünden ve zamandan kazandırmalıdır. Minimum CRM sistemlerinin modifiye edilebilir olması, eksik olan ihtiyaçların tamamlanabilir olması anlamına gelerek size en ekonomik çözüm fırsatlarını sunar.
