excel müşteri takip programını anlatan bir görsel

Excel müşteri takip programı çalışmalarının görünmeyen tehlikeleri

İş dünyasına yeni adım atmaya hazırlanan girişimciler, işletme maliyetlerini daha en baştan düşük tutmaya odaklıdır. Mümkün olan her harcamadan kısmaya çalışarak riskini düşürmeye çalışır.


excel müşteri takip programı bulut tabanlı crm programlarının sunduklarını sunamaz

İşletmeniz büyüdükçe ölçülebilir verilere ihtiyaç duyarsınız

Bir işletmenin bel kemiği müşterileridir. Müşterilerle ilgili verilerin toplanması, işlenmesi ve satış sürecine ait tüm işlemlerin takip edilmesi gerekir. Başlangıçtan itibaren sürdürülebilir bir büyüme stratejisi için iyi düşünülmüş bir müşteri ilişkileri yönetimine ihtiyacınız vardır.

Excel tabloları, birçok konuda olduğu gibi müşteri takiplerinde de yıllardır kullanılır. Ekonomik bir çözüm olan Excel müşteri takip programı, veya diğer bir tabirle Excel CRM kullanıldığı süre içinde çok ciddi kayıplara da yol açar.

Küçük ölçekli firmalar, mevcut müşteri sayısına aldanarak geniş fonksiyonlu yazılımların gereksiz olduğunu düşünür fakat stabil programların dezavantajlarını düşünmez.

Müşteri sayısı arttıkça işletme de büyür ve işletme büyüdükçe ölçülebilir verilere ihtiyaç duyulur. Ofis içinde ve dışında çalışan personelin koordinasyonunu zorlaştıran Excel müşteri takip programının görünmeyen tehlikeleri nedeniyle, bütünsel şekilde çalışan CRM yazılımlarını tercih etme zamanınız gelmiş olabilir.

İyi geliştirilmiş CRM yazılımı ile işletmeniz için önemli olan tüm verileri tek bir program içinde saklayabilir, satış etkinliklerini ve personel çalışmalarını takip edebilir, raporları analiz edebilirsiniz. Excel müşteri takip programında yaşayacağınız tehlikeler ve CRM programının sağlayacağı avantajlar şöyle sıralanabilir:

1. Zaman Yönetimi

Excel müşteri takip programı kullanırken sistem üzerinden müşteri verilerinin sisteme yüklenmesi sabır ve dikkat gerektiren bir iştir. Elde edilen verilerin istatistiklere dönüştürülmesi için yazılım hakkında geniş bilgi sahibi olan personelle çalışmak gerekir. Grafik, filtre, hesaplama oluşturarak raporlar hazırlamak için uzun mesailer harcanır. Farklı analizler için her raporun yeniden düzenlenmesi büyük zaman kaybıdır.


2. Excel Müşteri Takip Programı ile Manuel İşlemler


excel müşteri takip programı yeterli değildir.
Verimliliği düşüren en önemli unsurlardan biri, çok sayıda verinin sisteme elle tek tek girilme zorunluluğudur. Farklı kişilerden ve farklı iletişim kanallarından edinilen her bilginin kusursuz şekilde sisteme işlenmesi zaman kadar efor kaybına da yol açar.

Excel müşteri takip programı çeşitli kategoriler oluşturmak için birden fazla sekme ya da tablolarla çalışılır. Karışıklığa sebep olan bu durum tek başına bile büyük bir sorunken, diğer personele aktarılma esnasında veri kayıpları meydana gelir.

Saha çalışmasından gelen ekibin veya satış departmanının elde ettiği yeni müşteri verileri dijital ortama yüklenirken yine veri kayıpları meydana gelir. Excel her ne kadar kendi özelinde başarılı bir yazılım olsa da, müşteri ilişkilerini sorunsuz ve kesintisiz şekilde yönetmek için geniş yeteneğe sahip değildir.


Minimum CRM ile maksimum deneyime adım atın

Tüm özelliklerini kapsamlı bir şekilde inceleyebilmeniz için bir ay ücretsiz CRM programı. Üstelik kredi kartı veya taahhüt gerektirmez.

3. Konsolidasyon Sorunları

Klasik bir Excel müşteri takip programında sahadan elde edilen yeni verilerin girilmesi ve ortak data üzerinde birleştirme süreci büyük bir kaostur. Eşleştirme, kategorize etme, fırsatlar, potansiyel müşteriler veya satışlar gibi ayrı ayrı bilgilerin konsolide edilmesi zordur. Tüm işlemleri otomatik şekilde yapan gelişmiş CRM yazılımlarıyla verileri pratik ve hızlı şekilde yönetme şansınız vardır.


4. Eş Zamanlı Kullanım Problemi

Excel’de bir dosya üzerinde aynı anda birden fazla erişimle çalışmak yorucu ve zaman kaybettiren bir işlemdir.

Excel müşteri takip dosyası üzerinde veri yönetme çabası, takım çalışması gerektiren işlerde ekiplerin eş zamanlı işbirliği yeteneğini sınırlar.

Excel’ın piyasada mevcut olan sürümleri birbirinden farklı zamanlarda geliştirilmiş varyasyonlardır. Her varyasyon her kullanıcının bilgisayarında aktif olarak kullanılamaz. Paylaştığınız dosyalar açılsa bile aynı tablo üzerinde farklı kullanıcılar tarafından düzenleme ya da güncelleme yapılması mümkün değildir. Microsoft’un online tabanlı uygulamaları üzerinde çalışılsa da kısıtlı özellikler sunulduğu için yükleme, yazma veya biçimlendirme gibi temel konularda dahi sorunlar yaşanır.

CRM programlarında yetki verilen herkes aynı dosya üzerine eş zamanlı veri girişi yapabilir ve anlık senkronizasyonla güncellenen verilerin ekipteki diğer çalışanlar tarafından görmesi sağlanabilir.


5. Potansiyel Satışları Kaçırmak

Excel müşteri takip programı dosyaları sayısız veri kaydetme niteliğine sahiptir ancak bu verilerin organize edilmesi söz konusu olduğunda yetersiz kalır.

Belirli kriterlere sahip olan müşterilere özel satış kampanyası düzenlemek isterseniz, Excel CRM ile saatlerce uğraşmanız gerekebilir. Hangi müşteriyle ne zaman görüşüldüğünü, kimin görüştüğünü, nasıl bir teklif sunulduğunu, ne zaman aranmaları gerektiğini tek tek not etmeli, hatta ajandaya hatırlatma eklemek durumundasınız.

Büyüyen işletmenize değer katmak ve çoğalan müşterilerinizle ilişkinizi yönetmek için tüm veri takibini titizlikle yürütmenin en uygun yolu online CRM uygulamalarından destek almaktır.


Minimum CRM ile maksimum deneyime adım atın

Tüm özelliklerini kapsamlı bir şekilde inceleyebilmeniz için bir ay ücretsiz CRM programı. Üstelik kredi kartı veya taahhüt gerektirmez.

6. Gerçek Zamanlı Anlık Güncelleme

Excel CRM programı gerçek zamanlı güncelleme vermez

Excel dosyalarına veriler yüklemek ve saklamak, müşterilerinizle ilgili bilgi aktarmaya yeterli değildir. Portföyünüz hakkında detaylı analiz yapmak istediğiniz zaman bu verileri belirli kriterlere göre filtre etmeniz de mümkün değildir. Günler sürecek ince çalışmalardan sonra bile verimli bir sonuç almak neredeyse imkansızdır.

Düşük maliyetlerle hazır bir CRM programı kullanırsanız, mevcut müşterilerle potansiyel müşteriler özelinde yürütülen satış faaliyetlerini hızlı ve kolay şekilde izleyebilirsiniz. 7/24 aktif olan internet ortamında hangi zamanda hangi müşteriden talep veya onay geleceğini tahmin etmek zordur.

Müşteri isteklerine anında dönüş yapabilmek, siparişlerin hızlıca hazırlanması için ilgili ekibe yönlendirmek ve sonuçları takip etmek için mobil uyumlu CRM sistemlerine geçiş yapmanız tavsiye edilir. Mobil uyumlu yazılımlarla istediğiniz her yerden her zaman veritabanına erişebilir, istediğiniz bilgileri güncelleyebilir, doğru zamanda doğru hamle için en uygun stratejiyi belirleyebilirsiniz.

7. Özelleştirme & Kişiselleştirme

Kullanıcı ihtiyaçlarına göre tam donanımlı olarak tasarlanan Minimum CRM yazılımı, müşteri formları üzerinde yeni alanların açılabildiği, yetki görevine göre özelleştirilen ve alışkanlıklara göre kişiselleştirilen dinamik bir yapıdadır. Kullanıcılara dost bir arayüz sunarken müşterilere de belirli kriterler özelinde teklif sunulmasını kolaylaştırır.

Her sektörün kendi çalışma disiplinine göre uyarlanabilen Minimum CRM, merkezi yönetim odaklı, çoklu paylaşıma müsait yüksek güvenlikle korunan bir sisteme sahiptir.


8. Veri Yedekleme

excel müşteri takip programı online CRM sistemleri gibi verilerinizi yedekleyemez

Excel müşteri takip programı üzerinde çalışırken manuel olarak kayıt ve yedekleme yapmak durumundasınızdır. Çevrimiçi bir portal üzerinden bağlanıyorsanız, sistem periyodik aralıklarla rutin kayıtlar yapar fakat yedek almaz.

Excel içindeki tablo ve sekmelerin yedeklerini almak tamamen kişinin inisiyatifine bağlıdır. Herhangi bir sorun yaşadığınızda geri döndürülmesi mümkün olmayan büyük kayıpların yaşanması çok olasıdır. Bu riski göze almak istemeyen tüm işletmeler, mutlaka profesyoneller için hazırlanmış olan çok fonksiyonlu CRM programlarına geçiş yapmalıdır.

Excel müşteri takip programının aksine CRM uygulamalarına işlenen her veri otomatik olarak yedeklenir. Günlük olarak yedeklenen veriler istenildiği zaman geriye dönük olarak çağrılabilir. Dijital çağın en güvenli teknolojisi olan bulut tabanlı sistemlerde dağınık şekilde depolanıp, tekrar birleştirilebilir nitelikte şifreli olarak saklanır.


9. Teknik Destek

Excel tablosu oluşturmak, sekmeler arasında çalışmak, hesaplamalar yapmak, rapor almak ve verilerin takibini gerçekleştirmek özel bir eğitim gerektirir. Kullanıcı sertifikası olan her personel Excel’in tüm fonksiyonlarına tamamen hakim olmayabilir. Ayrıca bu departmanda sorumlu olan herkesin ortak bir standarta uyması için ek eğitimler ve donanımlar gerekebilir.

Excel müşteri takip programındaki bu gibi faktörler için fazladan masraf yapmak yerine çok daha uygun fiyatla temin edeceğiniz CRM yazılımının avantajlarından faydalanabilirsiniz.

excel müşteri takip programı teknik destek için yeterli değildir

Minimum CRM tam donanımlı ekibiyle her zaman yanınızda olmayı vaad eder. Yazılıma sahip olduğunuz andan itibaren gerekli tüm eğitimler Minimum CRM uzmanları tarafından verilir. Yazılımın genel özellikleri, kişiselleştirme, raporlama, grafiksel analizlere ulaşma, kirter filtreleme, rapor alma, dosya aktarımı gibi tüm konularda tam destektir.

Farklı iletişim kanallarından ulaşarak sistem hakkında ön bilgi alabilir, eğitimlerinize aynı kanallar veya farklı sistemler üzerinden devam edebilirsiniz. İsterseniz tüm şirket personeli için yerinizde eğitim uygulaması da yapan Minimum CRM müşteri ilişkileri ekibi, operasyon ve satış stratejisi oluşturma konusunda da yardımcı olacak yönlendirmeler yapar.


Minimum CRM ile maksimum deneyime adım atın

Tüm özelliklerini kapsamlı bir şekilde inceleyebilmeniz için bir ay ücretsiz CRM programı. Üstelik kredi kartı veya taahhüt gerektirmez.

İlgili Makaleler

E-Bültenimize Hemen Kaydolun

Satış ve müşteri ilişkileri yönetiminde en kapsamlı içeriğe ulaşmak için bültenimize kaydolun.

E-bültene abone olarak Minimum CRM'in Gizlilik Politikasını kabul etmiş olursunuz.
Minimum CRM yeni özellikler ve kampanyalar hakkında size bilgilendirme mesajları gönderebilir.